Делаем документы Google Таблиц и Excel легче и быстрее

Несколько источников данных – в виде больших таблиц/внешних источников или – в случае Google Таблиц – подгруженных с помощью IMPORTRANGE диапазонов из других онлайн-документов; парочка сводных; несколько вкладок с большим количеством функций, красивых таблиц, условного форматирования; графики и картинки — и файлы Excel (или Google Таблицы) начинают тормозить, долго открываться, зависать при любом действии.

Как быть? Предлагаю несколько базовых советов, которые могут помочь. Надеюсь, они вам пригодятся.

А в особо тяжелых случаях можно задуматься о:

  1. Разбиении таблицы на несколько файлов;
  2. Внедрении CRM или базы данных вместо таблиц – если количество записей велико (например, близится к миллиону) и растет.

Итак, что делать и чего не делать, чтобы Google таблицы работали быстрее:

  1. Удалить неиспользуемые строки на каждой вкладке (по умолчанию создается 1000 строк – если у вас на вкладке сейчас используется 200, удалите лишние 800, а при необходимости добавите нужное кол-во) и столбцы (аналогично). Можно делать это вручную, а можно воспользоваться дополнением Crop Sheet;
  2. Оптимизировать количество вкладок (если есть несколько вкладок с маленькими таблицами или списками – попробуйте объединить их в одну);
  3. Если есть формулы поиска данных (ВПР/VLOOKUP, ИНДЕКС/INDEX, ПОИСКПОЗ/MATCH и другие), сохраняйте часть формул как значения (если не нужно будет эти значения обновлять). Например, если у вас подтягиваются данные за много месяцев с помощью VLOOKUP – оставляйте текущий месяц формулами, а остальные данные сохраните как значения;
  4. Не заливать строки/столбцы цветом целиком (и вообще стараться избегать излишнего форматирования);
  5. Проверить, нет ли условного форматирования на (излишне) большом диапазоне ячеек;
  6. Не ставить фильтр на все столбцы;
  7. Очистить примечания, если их много и они не нужны;
  8. Проверить, нет ли проверки данных на большом диапазоне ячеек;
  9. В функциях не ставить в качестве аргумента всю строку или столбец (НЕ C:C, а C1:C100). Однако, если вы знаете, что этот диапазон будет со временем расширяться (то есть будут добавляться данные в 101-ую, 102-ую строки etc. – то предпочтителен вариант C:C, чтобы не приходилось каждый раз формулу менять).

Для Excel все перечисленное актуально (кроме первого совета), и дополнительно можно сделать следующее:

  1. Поменять формат на .XLSX (формат версий 2007 и более поздних), .XLSM  (с макросами) или .XLSB (самый быстрый и сжатый, с макросами). Удивительно, но до сих пор многие пользуются по инерции файлами версии 2003 (расширение .XLS), хотя они медленнее и могут занимать в разы больше дискового пространства. Кстати, это касается и Word’а с форматами DOC -> DOCX;
  2. Не сохранять кэш сводных таблиц (Параметры сводной таблицы -> Сохранять исходные данные вместе с файлом);
  3. Удалить неиспользуемые именованные диапазоны (диспетчер имен вызывается сочетанием клавиш Ctrl+F3);
  4. Удалить ненужные макросы, если они есть.

Другие статьи о функциях Google Таблиц

Текстовые функции Google Таблиц

Функция OFFSET (СМЕЩ)

Как выделить уникальные элементы из списка?

Вставляем в ячейки Google Таблиц изображения

Переводим текст прямо в Google Таблицах

Функция QUERY в Google Таблицах

Функции Google Таблиц для работы с датой и временем

HYPERLINK: быстро ставим гиперссылки в Google Таблице

Делаем документы Google Таблиц и Excel легче и быстрее

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

CAPTCHA image
*