Делаем документы Google Таблиц и Excel легче и быстрее
Несколько источников данных - в виде больших таблиц/внешних источников или - в случае Google Таблиц - подгруженных с помощью IMPORTRANGE диапазонов из других онлайн-документов; парочка сводных; несколько вкладок с большим количеством функций, красивых таблиц, условного форматирования; графики и картинки -- и файлы Excel (или Google Таблицы) начинают тормозить, долго открываться, зависать при любом действии.
Как быть? Предлагаю несколько базовых советов, которые могут помочь. Надеюсь, они вам пригодятся.
А в особо тяжелых случаях можно задуматься о:
- Разбиении таблицы на несколько файлов;
- Внедрении CRM или базы данных вместо таблиц - если количество записей велико (например, близится к миллиону) и растет.
Итак, что делать и чего не делать, чтобы Google таблицы работали быстрее:
- Удалить неиспользуемые строки на каждой вкладке (по умолчанию создается 1000 строк - если у вас на вкладке сейчас используется 200, удалите лишние 800, а при необходимости добавите нужное кол-во) и столбцы (аналогично). Можно делать это вручную, а можно воспользоваться дополнением Crop Sheet;
- Оптимизировать количество вкладок (если есть несколько вкладок с маленькими таблицами или списками - попробуйте объединить их в одну);
- Если есть формулы поиска данных (ВПР/VLOOKUP, ИНДЕКС/INDEX, ПОИСКПОЗ/MATCH и другие), сохраняйте часть формул как значения (если не нужно будет эти значения обновлять). Например, если у вас подтягиваются данные за много месяцев с помощью VLOOKUP - оставляйте текущий месяц формулами, а остальные данные сохраните как значения;
- Не заливать строки/столбцы цветом целиком (и вообще стараться избегать излишнего форматирования);
- Проверить, нет ли условного форматирования на (излишне) большом диапазоне ячеек;
- Не ставить фильтр на все столбцы;
- Очистить примечания, если их много и они не нужны;
- Проверить, нет ли проверки данных на большом диапазоне ячеек;
- В функциях не ставить в качестве аргумента всю строку или столбец (НЕ C:C, а C1:C100). Однако, если вы знаете, что этот диапазон будет со временем расширяться (то есть будут добавляться данные в 101-ую, 102-ую строки etc. - то предпочтителен вариант C:C, чтобы не приходилось каждый раз формулу менять).
Для Excel все перечисленное актуально (кроме первого совета), и дополнительно можно сделать следующее:
- Поменять формат на .XLSX (формат версий 2007 и более поздних), .XLSM (с макросами) или .XLSB (самый быстрый и сжатый, с макросами). Удивительно, но до сих пор многие пользуются по инерции файлами версии 2003 (расширение .XLS), хотя они медленнее и могут занимать в разы больше дискового пространства. Кстати, это касается и Word'а с форматами DOC -> DOCX;
- Не сохранять кэш сводных таблиц (Параметры сводной таблицы -> Сохранять исходные данные вместе с файлом);
- Удалить неиспользуемые именованные диапазоны (диспетчер имен вызывается сочетанием клавиш Ctrl+F3);
- Удалить ненужные макросы, если они есть.
Другие статьи о функциях Google Таблиц
Текстовые функции Google Таблиц
Как выделить уникальные элементы из списка?
Вставляем в ячейки Google Таблиц изображения
Переводим текст прямо в Google Таблицах
Функция QUERY в Google Таблицах