Совместная работа в Excel (в Microsoft 365)

Чтобы работать над документом одновременно с другими пользователями, рабочую книгу Excel нужно хранить онлайн. Это предполагает облачное хранилище, а именно OneDrive, OneDrive for Business или SharePoint Online (в перспективе к списку может добавиться Dropbox).

Нужно включить автосохранение - это можно сделать на панели быстрого доступа.

После чего задать имя, под которым книга будет храниться в облаке:

Изменения будут сохраняться автоматически после каждого действия

У всех, кто будет работать в книге, должна быть версия Microsoft 365, также можно работать в браузере в Excel Online.

Есть мнение, что если книга хранится в облаке, то работать с ней можно только в Excel Online — это не так, можно работать в обычном Excel в рамках пакета Microsoft 365. Excel Online может пригодиться, если нужно срочно что-то посмотреть/поправить, например, в дороге. Функционал Excel Online более скромный по сравнению с обычной версией, хотя новые опции там регулярно появляются. Пример: возможность "провалиться" до исходных данных в сводной таблице там появилась только в январе 2023 года.

Чтобы поделиться книгой с другими пользователями, зайдите в "Общий доступ" в представлении Backstage ("Файл" на ленте инструментов):

Здесь можно уровень доступа: редактирование или просмотр.

Также можно просто отметить собачкой @ пользователя в комментарии.

Если вы хотите, чтобы по ссылке в документ попасть было нельзя — нажмите на надпись "Всем пользователям, получившим ссылку, доступно редактирование" и выберите в открывшемся окне "Выбранные пользователи":

Тот, кому открыт доступ, получит такое письмо с ссылкой на документ (ссылка будет открываться в Excel Online)

Если вместе с вами в книге есть другие пользователи (не важно, работают они в браузере или десктопной версии) — вы будете видеть, какая ячейка или какой диапазон выделены у них:

При наведении курсора на инициалы будет видно полное имя:

Если пользователь в этот момент редактирует ячейку — будет анимация с тремя точками. Не трогайте эту ячейку в этот момент, чтобы избежать "конфликта интересов":

В Office 365 есть "Примечания" (Comments)  — это инструмент для обсуждения рабочих вопросов, общения с соавторами по документу. Их может быть несколько — целая  ветка сообщений к одной ячейке, у них отображается имя автора и время создания. У ячейки с примечанием фиолетовый уголок.

И есть старые примечания, теперь они называются "Заметки" (Notes). Заметка может быть только одна к одной ячейке, у ячейки с примечанием, как и в прошлых версиях Excel, красный уголок.

В "Сведениях" ("Файл" на ленте инструментов → Сведения) есть два полезных раздела для работы с файлами, выложенными в облаке.

"Журнал версий" открывает боковую панель с историей версией — здесь можно выбрать одну из предыдущих версий и впоследствии при желании сохранить ее как отдельный документ:

В журнале версий хранится 25 версий.

Также можно отслеживать изменения за 60 дней — видеть, кто и когда менял какую ячейку. Эта опция доступна на вкладке "Рецензирование" — "Показать изменения" (Show Changes):

"Параметры просмотра в браузере" (Browser View Options) позволяют ограничить то, какие листы будут видеть пользователи в браузере:

Кроме того, можно разрешить редактировать (на вкладке "Параметры" в следующем диалоговом окне) отдельные ячейки и диапазоны (именованные). Обратите внимание, что эти настройки не касаются Excel на компьютере — только браузерной версии Excel Online.

Представления в Excel

При совместной работе фильтрация с помощью обычного фильтра может быть не лучшим решением: фильтруя данные, мы скрываем строки не только у себя, но и у других пользователей — а им может требоваться вся таблица/диапазон.

Выход — фильтровать (и/или сортировать) данные "только у себя", с помощью представлений (Sheet Views).

Чтобы работали представления, книга должна храниться в облаке. Создать представление можно на вкладке ленты "Вид":

После создания представления листа номера столбцов и строк станут серыми (если вы пользовались фильтрами в Google Таблицах, то такое оформление будет вам знакомо). Далее представление можно сохранить (оно сохранится под шаблонным именем Представление1, Представление2 и т.д.) или задать ему имя (после чего оно тоже сохранится автоматически). Изначально после создания (до сохранения) представление называется временным (Temporary View).

После сохранения представление будет доступно в выпадающем списке — и будет доступно всем соавторам (тем, у кого есть доступ к книге). "По умолчанию" (Default) — это основная версия листа (помните, что если на вашу книгу есть ссылки из формул в других книгах, они всегда будут иметь дело с этой версией, а не с представлениями).

У ярлыка листа с представлением появляется иконка с глазом:

После создания представления можно фильтровать данные (обычным фильтром или фильтром/срезом в Таблице). Они будут доступны только в этом представлении. Допустим, в представлении с названием "Красноярск" мы отфильтровали данные по этому городу:

В представлении по умолчанию, то есть собственно на рабочем листе, это не отражается:

Если у вас есть функции, вычисляющие значение (сумму, количество, среднее или другое) по видимым ячейкам (то есть функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ / SUBTOTAL или АГРЕГАТ / AGREGATE) — они будут возвращать разные значения в разных представлениях. Например, в представлении "Красноярск" с примененным фильтром будет сумма по видимым (отфильтрованным) ячейкам:

А на листе ("По умолчанию") — сумма по всем строкам:

Удалять представления можно в окне "Параметры":