Фильтры в Google Таблицах. Совместная работа (+видеоурок)

Давайте обсудим правила совместной работы с фильтрами в Google Таблицах.
Они особенно актуальны, когда пользователей в документе много.

Обычный фильтр, кнопка "Фильтр" на панели = фильтрация, которая отображается у всех пользователей.

Обычный фильтр выглядит вот так (и видят его и результаты фильтрации все пользователи):

Filter views (фильтры), кнопка "Фильтры" на панели = фильтрация, которая отображается только у того, кто создал фильтр или вошел в него (по ссылке или через меню "Фильтры")

 

Временные фильтры, та же кнопка "Фильтры" на панели = фильтрация, которая отображается только у того, кто ее создал. Такие фильтры удаляются при закрытии вкладки и не видны другим пользователям. Временные фильтры доступны пользователям с доступом на комментирование/просмотр.

Filter views, временные и обычные, выглядят вот так:

 

— помните, что обычный фильтр и результаты фильтрации видны абсолютно всем пользователям с любым доступом. Если вы отфильтровали данные с помощью него, другие люди не увидят скрытые строки, пока не снимут фильтр (снять его они смогут, только имея доступ на редактирование);

— есть фильтры (filter views) которые видны только тому пользователю, который в этот фильтр зашел. Их можно сохранять под названиями, ссылки на них можно передавать другим (это очень удобно, когда нужно вместе посмотреть на какой-то срез данных) - просто копируйте ссылку с окончанием вида fvid из адресной строки.

— доступ ко всем созданным в файле filter views есть у любого пользователя, даже с доступом на просмотр (но менять и удалять их он не сможет)

— пользователь с доступом на просмотр/комментирование может создавать только временные фильтры или просматривать чужие фильтры. Временные фильтры не сохраняются и не видны другим пользователям.

— именно filter views - оптимальное решение для совместной работы. Обычный фильтр же лучше вообще не использовать, если пользователей больше одного. При этом не забывайте, что фильтры (filter views) сохраняются, по умолчанию - под названиями вида ФильтрN, где N - порядковый номер. Хорошее правило - удалять все фильтры без названий периодически, чтобы не засорять файл. Если у фильтра нет названия, значит, его создали "на один раз". Правильная же ситуация - когда у каждого отдела/сотрудника/ситуации есть свой фильтр, например "Иванов", "Маркетинг" или "Проекты в работе с приоритетом 2".

— filter views и временные фильтры можно использовать в той ситуации, когда кто-то из ваших коллег все-таки воспользовался обычной фильтрацией на листе, а вам нужно видеть всю таблицу вместе со скрытыми строками - и вы не хотите его фильтр сбивать. Создавайте себе свой фильтр (filter view) и смотрите в нем на всю таблицу целиком без фильтрации.

Мой видеоурок про фильтры разных типов:

Рубрики:
Комментарии
Подписаться
Уведомить о
1 Комментарий
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии
Андрей
3 лет назад

Фильтры в Google таблицах отстой!
Хочу создать фильтр для всех пользователей, так как требуется скрывать строки для всех, но при добавлении новой строки, фильтр не охватывает нового диапазона и не скрывает новую строку. Создавать именные или временные фильтры нет необходимости. Почему же фильтр "по умолчанию" не охватывает обновлённый диапазон? Гугл не предполагает, что будут появляться новые строки, которые надо скрыть от всех?
Бред!

Темы, на которые я пишу: