Сверхскоростная работа в Microsoft Outlook

В Outlook есть несколько простых инструментов, ускоряющих ввод текста и составление писем. Они позволяют мне не тратить на почту очень много времени, хотя писем у меня хватает.

Про шаблоны знают многие, про автозамену — тоже, а вот про быстрые блоки, как выясняется, даже некоторые опытные пользователи Outlook не слышали.

Автозамена

Автозамена способна сэкономить вам очень много времени. Если вы регулярно используете в своих письмах одни и те же выражения и фразы («Коллеги, добрый день», «Спасибо за ваше письмо», «Всего доброго» и так далее), то стоит настроить автозамену для них. Пусть при вводе первых букв выражения в теле письма Outlook будет автоматически заменять их полным выражением:
вд > Всего доброго!
Естественно, вы можете настроить любые сочетания — это не обязательно должны быть первые буквы слов из выражения.
Для того чтобы настроить автозамену, откройте параметры Outlook, выберите раздел «Почта», нажмите на кнопку «Орфография и автозамена»:

1

в появившемся окне нажмите на кнопку «Параметры автозамены»

2

и далее в пункте «Заменять при вводе» укажите краткие версии выражений и их расшифровки:
3

После ввода каждого нового сочетания нажимайте кнопку «Добавить».

Теперь при вводе кратких сочетаний в теле письма у вас будут автоматически появляться полные выражения.

Быстрые блоки

Быстрые блоки напоминают автозамену, но, в отличие от нее, позволяют вставлять сразу целые абзацы (блоки) текста в письмо. А от шаблонов отличаются тем, что вызываются гораздо быстрее — не нужно совершать лишних кликов.
Выделите в теле любого письма тот абзац (или несколько абзацев), которые вам приходится часто вставлять в свои сообщения. Можно для этого создать новое письмо, если под рукой нет подходящего.

Перейдите в раздел «Вставка» на ленте инструментов, нажмите на кнопку «Экспресс-блоки» и нажмите в выпадающем меню кнопку «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков».

4

После этого в диалоговом окне введите имя нового экспресс-блока.

5

Отныне при вводе этого имени у вас будет появляться всплывающая подсказка, после появления которой достаточно нажать Enter, чтобы ввести весь сохраненный текст целиком и не печатать его вручную.

Вот как это выглядит на примере одного из моих экспресс-блоков:

10

После нажатия ввода или клавиши Tab текст блока появится в теле письма. Останется добавить нефиксированные переменные (имя адресата, дату etc.)

Шаблоны

Тут все просто: если вам периодически приходится отправлять однообразные, регламентированные письма, в которых одинаковые адресаты, тема письма и тело письма (за исключением некоторых переменных), то стоит воспользоваться именно шаблоном.

Подготовьте стандартную форму письма с адресатом, темой и текстом, который не будет меняться:

6

Далее нажимаем Файл -> Сохранить как -> Шаблон Outlook и придумываем название для шаблона:

7

Теперь вы можете вызвать шаблон следующим образом:

Создать элемент -> Другие элементы -> Выбрать форму -> Шаблоны в файловой системе -> В списке файлов выбираете нужный шаблон.

11

P.S. Слепая десятипальцевая печать к инструментам почтового клиента не относится, но, как вы понимаете, процесс ускоряет не меньше любых лайфхаков

Комментарии
Темы, на которые я пишу: