Энергия и продуктивность

Автозамена способна сэкономить вам очень много времени. Если вы регулярно используете в своих письмах одни и те же выражения и фразы ("Коллеги, добрый день", "Спасибо за ваше письмо", "Всего доброго" и так далее), то стоит настроить автозамену для них. Пусть при вводе первых букв выражения в теле письма Outlook будет автоматически заменять их полным выражением.

вд -> Всего доброго!

Отв -> Я обязательно отвечу на ваше письмо в течение двух дней.

Eml -> vash_email@vash_domen.ru

Естественно, вы можете настроить любые сочетания - это не обязательно должны быть первые буквы слов из выражения.

Для того чтобы настроить автозамену, откройте параметры Outlook, выберите раздел "Почта", нажмите на кнопку "Орфография и автозамена".

В появившемся окне нажмите на кнопку "Параметры автозамены" и далее в пункте "Заменять при вводе" укажите краткие версии выражений и их расшифровки.

После ввода каждого нового сочетания нажимайте кнопку "Добавить".

Теперь при вводе кратких сочетаний в теле письма у вас будут автоматически появляться полные выражения.

Бонус: применяем и в Word

Автозамену можно использовать и в Word.

Например, при переводе книги «Running 80/20» мне постоянно приходилось вводить сочетание 80/20 – вводить его быстро неудобно. Я ввел в параметрах автозамены сочетание символов для текста «80/20» и сберег себе немного времени.

Если вы заходили в свой почтовый ящик с нескольких устройств и не помните, вышли ли из аккаунта, зайдите в раздел «Дополнительная информация» (небольшая ссылка в правом нижнем углу основного окна почты Gmail). В появившемся окне вы сможете увидеть, с каких устройств и когда вы заходили в почтовый ящик и – при необходимости – выйти из всех сеансов (кроме текущего), нажав соответствующую кнопку.

Сервис FollowUp.cc позволяет получать напоминания о письмах, на которые вы не получили ответа.

Он очень удобен: при отправке письма вам достаточно поставить в скрытую копию адрес 5days@followUp.cc, и через 5 дней (конечно, вы можете настроить любой удобный интервал и даже сделать повторяющееся напоминание, если вам нужно выходить на связь с каким-то человеком периодически) вам придет напоминание с копией вашего письма.

Если вы поставите такой адрес в обычную копию – напоминание придет и вашему адресату.

Сервис можно найти по адресу https://followup.cc.

Сервис Unroll.Me позволяет вам увидеть в одном месте список всех рассылок, на которые вы подписались – умышленно или неосознанно (например, забыв убрать галочку при покупке). После просмотра общего списка вы сможете быстро, в 1 клик, отписаться от всех ненужных вам рассылок и тем самым значительно освободить свой ящик.

Кроме того, вы можете настроить опцию «The Rollup» и получать одно письмо со всеми рассылками раз в сутки в определенное вами время.

Сервис можно найти по адресу https://unroll.me/

Никогда не полагайтесь только на свою память: удержать в ней все вопросы и задачи невозможно.

Продумайте те точки, в которых нужно фиксировать важные напоминания, рабочие вопросы для обсуждения, чек-листы и так далее.

Их называют "минными растяжками". Бытовой пример такой растяжки - записка на двери, в которой указан список вещей для путешествия. Здесь реализован ключевой принцип: "растяжка" должна находиться в том месте, которое вы не пропустите.

Пример из моей рабочей практики: к каждой еженедельной встрече с руководителем готовится список вопросов в Evernote.

Любой вопрос, который возникает за неделю, сразу записывается туда (даже если нет времени, можно записать его кратко, чтобы не забыть, и подробно расшифровать чуть позже). Перед началом каждой встречи просматривается одна заметка в Evernote - все вопросы уже в ней, ничего не будет пропущено.

Перед подготовкой к спортивному соревнованию можно положить чек-лист с необходимым инвентарем на паспорт или кошелек - тот предмет, который вы точно не забудете перед выходом из дома.

Если вы часто пишете похожие электронные письма, используйте шаблон и перечислите в нем темы, на которые нужно обратить внимание. Это отличный способ сэкономить время и не забыть о важных вопросах.

Некоторые авторы книг по личной эффективности рекомендуют переворачивать зубную щетку, чтобы не забыть о каком-либо важном вопросе утром.

"Минные растяжки" можно использовать не только для того, чтобы ничего не упустить самому, но и для того, чтобы проверять других.

Любопытная история с проверкой связана с группой Van Halen и M&Ms^[1]. Не ручаюсь, правда это или нет (вероятнее всего, да: на некоторых западных сайтах мне удалось найти даже скриншот с изображением соответствующего пункта в контракте), но ход мыслей, как говорилось в известном анекдоте, мне нравится...

У этой группы в контракте было требование: в гримерной должна стоять чаша с конфетами M&Ms. Казалось бы, ничего неординарного. Но был один небольшой нюанс: в чашке не должно было находиться коричневых конфет, и это указывалось в контракте.

Дело не в том, что музыканты издеваются над организаторами мероприятий и совсем зазнались. Вокалист группы Дэвид Ли Рот объяснял это так: у группы довольно сложное оборудование, требование по его настройке и - соответственно - контракты с огромным количеством нюансов. И если музыканты замечали коричневые конфеты в гримерке, они понимали, что организаторы концерта не читали контракт внимательно и, скорее всего, другие важные мелочи тоже не учтены.

[1] No Brown M&M's: What Van Halen's Insane Contract Clause Teaches Entrepreneurs, https://www.entrepreneur.com/article/232420